Generolo Jono Žemaičio Lietuvos karo akademijos (LKA) bendruomenė ir LKA veiklos procesų parengimo darbo grupė, konsultuojama Dainiaus Urbonavičiaus nuo 2019 m. gruodžio 4 d. pradėjo procesais grįstos LKA veiklos valdymo sistemos kūrimą. Sistemos kūrimas užėmė metus laiko, per kuriuos buvo suformuota projektą įgyvendinančios akademijos bendruomenės kvalifikacija aprašyti, braižyti ir tobulinti procesus.

 

Po metų intensyvaus darbo LKA turi informacinių srautų žemėlapį ir aiškų supratimą, kaip LKA gali pasiekti matuojamus, LKA vadovybės nustatytus, veiklos rezultatus, kurių pagrindinis – kariūnų rekomendacinis indeksas ir jo teigiama dinamika.

 

Projekto metu organizuoti LKA veiklos procesų projektavimo mokymai, kuriuose sudalyvavo virš 60 darbuotojų, atitinka LEAN sistemos geltonųjų diržų kompetenciją. Tai leido nuosekliai aprašyti procesų pirmąją ir antrąją redakciją bei parengti LKA valdymo sistemos aprašą (angl. Manual). Grafinės ir procesais grįstos valdymo sistemos kūrimas pasirinktas, kad LKA veikla būtų aiški ir civiliniam LKA dirbančiam darbuotojui, ir tarnybą atliekančiam kariui.

 

LKA valdymo sistema sukonstruota kaskadiniu principu trimis lygiais, kad būtų užtikrintas paprastesnis jos įgyvendinimas dermėje su administracinio pavaldymo lygiais. Valdymo sistemos aprašymas apima Aprašą (352 psl.) (angl. Manual) ir Procesų dokumentus (angl. Precedures): Makroschemą, procesų aprašus ir schemas, veiklą reglamentuojančių teisinių norminių dokumentų sąrašą (angl. External documents); veiklą detalizuojančias darbo instrukcijas (angl. Work instructions) ir veikloje taikomas standartines formas (angl. Standardised form).

 

Projekto įgyvendinimo metu parengta:

procesai (schemos) – 42

subprocesai – 6

darbo instrukcijos – 393

standartinės formos – 200

identifikuoti 677 teisinio reglamentavimo dokumentai

 

Procesų schemose nustatytas Demingo rato veikimas „planuojama – vykdoma – įvertinama – keičiama“ (P-V-Į-K, angliškai: P-D-C-A)“, kiekvienas VTT elementas turi specialią kodų sistemą, kad visiems LKA būtų lengviau dirbti.

 

Procesais grįstos LKA veiklos valdymo sistemos sukūrimu ir įgyvendinimu siekiama pasiekti trečią procesų brandos lygį, kurio požymiai yra sėkmingas procesų valdymas, veiklos efektyvumo augimas automatizuojant veiklą bei gebėjimas matuoti procesų rezultatyvumą ir užtikrinti besimokančios organizacijos veiklos principus.

 

Bendras visos akademijos bendruomenės darbas parodė, kad ir labai sudėtingomis sąlygomis (pandemija, mokymai, naujas požiūris) akademijos bendruomenė pasiryžusi keistis ir gerinti savo veiklą ir priimti iššūkius.